Planen macht kreativ!

In meinem ersten Job nach dem Studium – ich war Teamleitung in einem Bereich, der Berufsorientierungs- und vorbereitungslehrgänge für Jugendliche entwickelt und umsetzt – hatte ich im Team ziemlich schnell einen Spitznamen: die Listen-Ina. Nicht so ganz zu unrecht. Ich liebe es nämlich, den Überblick zu halten über das, wofür ich verantwortlich bin, und alles gut zu planen. In diesem Fall die Zielerreichung (Job, Schulplatz oder Ausbildungsstelle) für 60-100 Jugendliche, die für eine bestimmte Zeit gleichzeitig bei uns waren. Und dafür habe ich eben ein paar Listen erstellt, die mir die Planung der Abläufe und der Strukturen erleichterten. Zum Nutzen und manchmal zweifelhaften Vergnügen aller Teammitglieder ;)

Die Blogparade von Eva Laspas „Zu Tode geplant – Planung Ja oder Nein?“ hat mich deshalb angelacht, weil ich eine gute Planung sehr schätze und gelernt habe, wie unabdingbar sie für mich als Selbständige ist. Und weil das Planen viele Ebenen berührt: Inhalte, Zeit, Ziele, Finanzen, Methoden, Fähigkeiten, Neigungen, Bedürfnisse und vieles mehr. Und drittens: weil eine gute Planung auch Zeit für Langeweile – die Basis für jedes kreative Schaffen – freihält.

Ich plane vieles: meine Arbeitszeit, meine beruflichen Ziele, meine Woche, meine Trainings. An einem Beispiel erfährst du nun, wie ich vorgehe.

Almost the same procedure as every year: Jahresplanung

Seit 5 Jahren mache ich meine Jahresplanung auf die Art, wie ich sie hier beschreibe, im Dezember/Januar. Für mich die richtige Zeit im Jahr, weil ich da die dunkle, stille Zeit nutze, um in mich hineinzuhören. Privat und auch beruflich.

Die Planung hängt in Kalenderform in meinem Büro an der Pinnwand und begleitet mich als wichtiges Arbeits- und Orientierungswerkzeug durchs Jahr.

Wie ich technisch vorgehe

Für die inhaltliche Planung – Seminar- und Coachingangebote – erstelle ich eine Mind Map (mit Papier und Bleistift), mein liebstes Planungswerkzeug. Darin halte ich fest, für welche Zielgruppen ich welche Themen in welchen Formaten anbieten will. Im Kopf entsteht da schon ein Mini-Konzept für jedes Angebot.

Für die zeitliche Planung drucke ich mir einen Jahreskalender aus, in dem ich dann mit Bleistift rummalen kann, wie es mir passt.

Das Wichtigste zuerst: die Zeit für mich. Ich trage meine freie Zeit ein, zuerst die großen Einheiten, also jeweils 3-4 Wochen Urlaub im Sommer/Herbst und über die Rauhnächte. Danach plane ich mehrere einwöchige Auszeiten im Frühjahr und im Herbst. Diese kurzen Auszeiten nutze ich für Dinge, die sich im Lauf der Zeit ergeben: konzeptionelles Arbeiten, mein Büro umgestalten, Faulsein, was auch immer.

Danach kommen die Termine, die von außen fixiert sind: Messen, Bundestreffen der Organisationen, in denen ich mitarbeite, Jahrestage (z. B. der Internationale Frauentag, der deutsche Diversity-Tag).

Und in dieses Gerüst trage ich die Termine ein, die ich bereits im Vorjahr mit meinen Kund_innen vereinbart habe und dann die Trainings- und Coachingangebote, die ich in der Mind Map entwickelt habe.

An allem schiebe und werke ich so lange herum, bis mir mein Jahr gefällt. Erst dann wird die Planung im Rechner in den Kalender eingetragen, ausgedruckt und angepinnt.

Was mich dabei leitet

Meine Jahresplanung entsteht durch das Ausbalancieren von verschiedenen Faktoren. Stell dir eine Wippe wie auf dem Spielplatz vor, bei der nicht nur 1 Balken in der Mitte aufgehängt ist, sondern vier. So können 8 Leute (Faktoren) gleichzeitig mitspielen und immer wieder hochsteigen oder runtersinken, manchmal auch -krachen. Die Kunst liegt darin, möglichst lange und mit allen Mitspielenden gemeinsam auf gleicher Höhe zu bleiben. Das ist der Moment, in dem ich zufrieden bin mit meiner Planung.

Hier sind die 8 Mitspielenden:

Ich erinnere mich daran, was mir meine Kund_innen im Vorjahr als Feedback gegeben haben: was sie sich wünschen, was sie besonders nützlich fanden, wo sie eine Vertiefung brauchen, welche Lernformen sie mögen, welche Zeitmodelle gut in ihren Alltag passen. Und daran, was ich in Gesprächen mit Interessent_innen und Partner_innen erfahren habe: welche Zielgruppen in welchen Bereichen noch keine ausreichende Unterstützung finden, welche Trends sich entwickeln usw.

Ein zweiter Faktor, der bei jeder Entscheidung mitläuft, ist die Frage: Hab ich Lust dazu? Reizt mich das? Freut mich die Vorstellung? Zieht mich irgendetwas dorthin? Beschäftigt mich das gerade Thema besonders? Erst wenn es dazu ein klares Ja gibt, entscheide ich mich für ein bestimmtes Angebot. Denn nur dann bin ich authentisch. Über diese Art, mit Zielen umzugehen, habe ich hier bereits geschrieben.

Natürlich spielt auch die Strategie mit: Wann und wie plane ich welche Themen, damit sie gut aufeinander aufbauen? Wann können welche Kund_innen-Gruppen (Mütter, politisch Engagierte, Unternehmer_innen…) besonders gut oder eben gar nicht? Wann sind Termine (z. B.  ein Vortrag mit mir, ein Netzwerktreffen) geplant, bei denen ich Werbung für ein bestimmtes Angebot machen kann?

Mein Zeitbudget entscheidet ebenfalls mit darüber, welche und wieviele Angebote ich wann einplane. Die meiste Arbeitszeit verbringe ich ja mit Projekten, die nicht nach außen sichtbar sind, also Einzelcoachings, Supervisionsaufträge, Seminare für Unternehmen und Stiftungen. Und neuerdings ja auch MONDin3. Bei der Jahresplanung habe ich alle aktuellen und geplanten Projekte im Kopf und schätze die Laufzeit und den Aufwand ein.

Damit in Zusammenhang steht mein persönlicher Energiehaushalt, meine Bedürfnisse, die sich jahreszeitlich und je nach Anforderung verändern. Im Herbst, wenn viele nochmal richtig Gas geben vor dem Winter, tut es mir zum Beispiel gut, mir Zeit dafür zu nehmen, mich vom wilden, nach außen gerichteten Sommer zu erholen und ganz allmählich ruhiger zu werden und den Blick – wie die Natur es uns lehrt – nach innen zu richten. Hier ist die Zeit, in der ich Eindrücke verarbeite, die in die kommende Jahresplanung einfließen.

Die sechste Mitspielerin ist die großzügige Schätzung von Zeitaufwand. Das scheint mir in die Wiege gelegt zu sein (eine Chefin meinte mal zu mir: Ina, du kommst gar nicht richtig in Zeitnot, weil du deine Zeit so gut planst). Ich kann Aufwände realistisch einschätzen und bin dabei immer eher großzügig – so verschaffe ich mir Zeitpuffer, die es mir ermöglichen, auf Kurzfristiges, von dem das Leben ja genug bietet, flexibel zu reagieren.

Und nochmal: die Zeit. Diesmal in Form von „Ich lasse meiner Planung Zeit zum Reifen„. Schon im laufenden Jahr habe ich immer wieder Ideen, die ich mir notiere. Manche davon begleiten mich bis zur eigentlichen Planungsphase, andere habe ich bis dahin längst vergessen (deshalb die Notiz). Wenn ich die Mind Map habe, lasse ich sie einige Zeit liegen. In dieser Pause festigen, vertiefen, verfeinern sich die Angebote – oder erledigen sich, weil ich eine bessere Idee habe. So entsteht meine Planung wie ein guter Wein, nur eben auf dem Buche-Schreibtisch statt im Eichenfass.

Was mir meine Planung nützt

Nicht nur bei meiner Jahresplanung gehe ich so vor sondern auch bei der Wochenplanung. Und auch eine Seminarplanung entsteht ähnlich. Der Nutzen ist in allen Fällen der gleiche:

Überblick und Klarheit:

Ich weiß jederzeit und auf einen Blick, was wann dran ist, welche Aufgaben ich angehen will, wann die Werbung, wann die Anmeldebestätigung erledigt sein will.

Entlastung:

Ich muss nicht alles im Kopf haben! Wie großartig, einfach nachschauen und mein Hirn mit Sinnvollerem füttern zu können:)

Freiheit und Flexibilität:

Im gesamten Planungsprozess und auch im laufenden Jahr ist immer die Gewissheit mit dabei, dass ich alles jederzeit verändern kann. Nichts von dem, was ich plane, MUSS ich auch so umsetzen. Ich habe jede Freiheit, alles anders zu machen als geplant. Das hat neulich erst wieder eine Coachinggruppe erlebt: geplant war das Thema Argumentieren, stattgefunden hat was ganz anderes – weil es das war, was die Teilnehmenden bewegt hat. Mein Konzept übern Haufen werfen und das arbeiten, was wirklich nützlich ist, so arbeite ich. Und diese Freiheit bietet mir meine Art zu planen.

Klare Prioritäten:

So wie ich plane, stelle ich mich in den Mittelpunkt. Natürlich dreht sich alles um meine Kund_innen, das ist klar. Nur haben die nichts davon, wenn ich mich planlos kaputtrenne oder nur mit halbem Herz und Hirn mit ihnen arbeite. Als Solo-Selbständige steht und fällt DREILAND nunmal mit mir. Logische Konsequenz: gut mit mir umgehen, achtsam, verantwortungsvoll, fürsorglich. Auch das war nur ein klitzekleiner Lernprozess;)

Raum für Nichtstun:

Süßes Nichtstun, die Gedanken baumeln lassen, vielleicht sogar Langeweile erleben… das ist die Basis, auf der Kreativität entsteht und gedeiht. Wenn ich pausenlos mit furchtbar wichtigen Dingen beschäftigt bin, kann nichts Neues entstehen. Nur im Nichts können Ideen und Visionen sicht- und fühlbar werden. Das ist das Wesen jedes Schaffensprozesses. Kennst du bestimmt: du suchst nach einer Lösung für irgendetwas und erst unter der Dusche, beim Autofahren oder beim In-der-Sonne-sitzen kommt dir der rettende Gedanke.

Also Leute: plant, was das Zeug hält;)

Ina Machold
DREILAND | Potenziale nutzen. Nachhaltig.

»Poten­ziale nach­hal­tig zu nut­zen, heißt, die Per­sön­lich­keit zu ent­fal­ten.
Die Per­sön­lich­keit als Mensch und die Per­sön­lich­keit als Orga­ni­sa­tion.«

Ich unterstütze seit 1996 Menschen darin, ihre persönlichen, beruflichen und politischen Potenziale zu entfalten.
Themenfelder: Kommunikation | Konflikte | Ziele

Unternehmen und Organisationen verändern durch meine Arbeit ihre Kultur.
Unternehmensprozesse: Führung | Kompetenz Management | Diversity Management

Diplom-Pädagogin und Mediatorin
Autorisierte Prozessberaterin für KMU bei unternehmensWert:Mensch
Mehr über meine Erfahrung, Arbeitsweise und Werte auf der DREILAND Website.